Obwohl Menschen sich nach Live-Events sehnen, werden rein virtuelle Videokonferenzen und vor allem Misch-Formate auch in Zukunft neben Präsenzveranstaltungen eine wichtige Rolle spielen. Hybride Events mit RSI (remote simultaneous interpreting) können sogar große Vorteile bieten, denn sie ermöglichen, ein breiteres internationales Publikum zu erreichen. So können Veranstaltungsformate wie Kundenevents, Vertriebs-Kick-offs oder Mitarbeiterschulungen in ganz anderen Dimensionen gespielt werden. Planung, Organisation und technische Umsetzung sind keineswegs trivial und stellen Unternehmen vor echte Herausforderungen.

Damit Sie Ihre mehrsprachige virtuelle oder hybride Veranstaltung schneller und effizienter organisieren können, haben wir hier fünf Tipps zusammengestellt.

1. Eine sorgfältige Planung

Videokonferenzen sind wesentlich anstrengender als Präsenzsitzungen. Sie können Zoom-Fatigue vorbeugen, indem Sie z. B. ein geplantes Ganztagestreffen auf zwei Online-Tage verteilen. Planen Sie genügend Vorlauf ein und stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer Zeit haben, sich bereits im Vorfeld mit der Funktionsweise der verwendeten Plattform und der Dolmetsch-Kanäle vertraut zu machen.

2. Eine gute Ton- und Videoqualität

Eine abgehackte oder verzögerte Ton- und Bildübertragung verursacht viel Frust und Produktivitätsverluste. Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer über einen kabelgebundenen Internetanschluss (Ethernet) und ein USB-Headset mit Mikrofon verfügen, das Frequenzen zwischen 125 Hz und 15.000 Hz ermöglicht. Sie sollten zudem von einem Desktop-PC oder Laptop ohne Hintergrundgeräusche teilnehmen.

3. Datensicherheit und Datenschutz 

Stellen Sie sicher, dass Ihr Plattform-Anbieter DSGVO-konform ist und ein ausreichendes Datenschutzniveau durch verschlüsselte Übertragung gewährleistet. Soll die Videokonferenz mitgeschnitten werden, denken Sie daran, alle Teilnehmer im Voraus darüber zu informieren. Wussten Sie eigentlich, dass das Urheberrecht von Dolmetschern durch die Berner Übereinkunft von 1886 völkerrechtlich geschützt ist? Holen Sie ihre Zustimmung ein, bevor Sie die Dolmetscher aufzeichnen und den Mitschnitt als Webcast veröffentlichen.

4. Der Technikcheck 

In der Praxis hat sich die Durchführung von zwei Tests bewährt. Der erste Test sollte etwa eine Woche vor der geplanten Videokonferenz stattfinden. Hier reicht es, wenn ein Ansprechpartner zusammen mit den Dolmetschern und dem Konferenztechniker die Verbindung und die Sprachkanäle testet. Das zweite Testmeeting sollte am Konferenztag selbst oder am Tag davor stattfinden. Hier wird die Dolmetschfunktion nochmals genau getestet. Daher ist es wichtig, dass sich möglichst alle Teilnehmer an diesem Test beteiligen, insbesondere diejenigen, die das Gespräch moderieren, hauptsächlich sprechen und Präsentationen zeigen.

5. Unterstützung durch Fachexperten

Bei einer Videokonferenz mit Verdolmetschung ist auf jeden Fall mehr Technik im Einsatz als bei einer normalen Präsenzveranstaltung. Holen Sie sich die Unterstützung von Fachexperten. Lassen Sie Ihre digitale Veranstaltung von einem professionellen Konferenztechniker betreuen und wenden Sie sich so früh wie möglich an einen Dolmetscher Ihres Vertrauens, der Sie zu den verschiedenen Ferndolmetsch-Lösungen beraten und gemeinsam mit Ihnen die optimale Lösung für Ihre Videokonferenz finden kann.

Unsere Tipps können Sie auch als Infografik im PDF-Format hier herunterladen.